Informativa per gli incaricati, ai sensi dell'art. 13 del Regolamento n. 2016/679/UE (il "GDPR")
Federazione Italiana Hockey (“F.I.H.”), con sede legale in Viale Tiziano, 74, 00196 Roma, in persona del legale rappresentante pro tempore, nel corso dello svolgimento ordinario della propria attività, viene in contatto, utilizza e pertanto tratta dati personali di soggetti incaricati/collaboratori di società affiliate/partner/fornitori della stessa nonché dei titolari di ditte individuali (gli “Incaricati”) a cui, con la presente, rende informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR.
1. CATEGORIE DI DATI PERSONALI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
F.I.H., ai sensi dell’art. 6 lett. b) del GDPR, tratterà i dati personali degli Incaricati (nome e cognome; e-mail; mansioni dell’Incaricato; eventuale numero di cellulare aziendale; c.f. e p.iva) esclusivamente per concludere contratti di affiliazione, accordi commerciali ed ogni eventuale altro contratto con la società affiliata/dell’azienda/della ditta presso cui lavora l’Incaricato e/o per dare esecuzione a misure precontrattuali adottate su richiesta di quest’ultimo per conto della società affiliata/dell’azienda/della ditta nonché ai sensi dell’art. 6 lett. c) del GDPR per adempiere ad eventuali obblighi di legge.
Il trattamento dei dati degli Incaricati è necessario allo svolgimento delle attività di cui allo statuto di F.I.H. e di quelle commerciali, diversamente ogni rapporto contrattuale o precontrattuale con la società affiliata/dell’azienda/della ditta presso cui l’Incaricato svolge la propria attività lavorativa non sarebbe possibile. L’Incaricato potrà sempre rifiutarsi di fornire i propri dati alla F.I.H., tuttavia, ciò potrebbe rendere impossibile perfezionare i rapporti contrattuali tra le parti.
F.I.H., raccomanda agli Incaricati di evitare di riportare, fornire o indicare dati personali eccedenti rispetto quelli strettamente necessari all’attività di F.I.H. nell’ambito delle comunicazioni o nel corso dei rapporti con la F.I.H.
2. MODALITÀ DI TRATTAMENTO
Per le medesime finalità e/o comunque per finalità strettamente funzionali alla propria attività, F.I.H. potrebbe comunicare i dati degli Incaricati a soggetti terzi, nominati da F.I.H. responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, che svolgeranno o forniranno specifici servizi quali ad es: contabilità; lavorazioni complessive relative a pagamenti, fatturazione, amministrazione, contabilità etc.
Un elenco completo di tali responsabili è disponibile presso la sede della F.I.H. e potrà sempre essere richiesto a quest’ultima.
F.I.H. tratterà i dati personali degli Incaricati con idonee procedure manuali ovvero con strumenti elettronici conformemente ai principi di correttezza, liceità, minimizzazione, trasparenza e di tutela della riservatezza dei dati in ottemperanza agli obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa dell’Unione Europea.
F.I.H. conserverà i dati personali degli Incaricati per il tempo necessario allo svolgimento della propria attività e fino a quando l’Incaricato continuerà a svolgere le medesime mansioni o ruolo presso le società affiliata/le aziende/le ditte individuali con cui F.I.H. intrattiene rapporti commerciali ed attinenti l’ambito statutario.
Ad ogni modo F.I.H. conserverà tali dati per un periodo massimo di un (1) anno successivo all’ultimo contatto intercorso con l’Incaricato.
F.I.H. non trasferirà, in nessun caso, i dati personali degli Incaricati verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale a meno che non sia strettamente necessario per le finalità sopra citate. In tal caso, F.I.H. effettuerà tale trasferimento soltanto nel caso in cui abbia preventivamente individuato la sussistenza di una o più condizioni di cui agli artt. 45 e ss. del GDPR che legittimino tale trasferimento.
F.I.H. non effettuerà alcun trattamento automatizzato (compresa la profilazione) dei dati degli Incaricati.
3. DIRITTI DEGLI INCARICATI
Gli Incaricati, ai sensi dell'art. 15 e ss. del GDPR, potranno esercitare, in ogni momento, i loro diritti nei confronti di F.I.H. nonché richiedere la conferma che sia o meno in corso il trattamento dei loro dati, e in tal caso, ottenere l'accesso a tali dati ed alle seguenti informazioni: a) finalità del trattamento; b) categorie di dati personali trattati; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui sono stati o saranno comunicati i dati personali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l'esistenza del diritto a richiederci la rettifica o la cancellazione dei suoi dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che la riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l’Incaricato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato; i) copia dei dati personali oggetto di trattamento (in caso di richiesta di ulteriori copie, e sempre che non si ledano i diritti e le libertà altrui, F.I.H. potrà addebitare all’Incaricato un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi). Le informazioni saranno fornite in un formato elettronico di uso comune, salvo diversa indicazione dell’Incaricato). Inoltre, gli Incaricati avranno il diritto di ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi è interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o in blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di rettifica o cancellazione sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, agli eventuali destinatari dei dati, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato; d) il diritto alla portabilità dei dati, ossia a richiedere che i dati siano trasmessi, se tecnicamente possibile, ad altro titolare del trattamento; e) di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei dati personali, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta.
4. DATI DI CONTATTO
Titolare del trattamento è Federazione Italiana Hockey, con sede legale in Viale Tiziano, 74, 00196 Roma, in persona del legale rappresentante pro tempore. Per esercitare i diritti sopra richiamati l’Incaricato dovrà indirizzare la sua richiesta all’indirizzo di posta elettronica: federhockey@pec.it